Πολιτική Διαχείρισης Εσωτερικών Καταγγελιών για περιστατικά βίας και παρενόχλησης

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της διαδικασίας είναι η διαχείριση εσωτερικών καταγγελιών για περιστατικά βίας και παρενόχλησης που εκδηλώνονται κατά τη διάρκεια της εργασίας με πλήρη εμπιστευτικότητα, προστασία των προσωπικών δεδομένων των εμπλεκόμενων μερών και προστασία από τυχόν αντίποινα.

ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Εργαζόμενοι με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας, παρέχοντες υπηρεσίες με συμβάσεις εμμίσθου εντολής, έργου, ανεξαρτήτων υπηρεσιών και προσωρινής απασχόλησης, απασχολούμενοι μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών, πρακτικώς ασκούμενοι και μαθητευόμενοι, εργαζόμενοι των οποίων η σχέση εργασίας με την εταιρία έχει λήξει και υποψήφιοι εργαζόμενοι της εταιρίας.

1. ΟΡΙΣΜΟΙ

• Εσωτερική Καταγγελία: Η γραπτή παροχή πληροφοριών (επώνυμα ή ανώνυμα) σχετικά με περιστατικά βίας και παρενόχλησης.
• Απαράδεκτη Καταγγελία (ή μη παραδεκτή Καταγγελία): Η Καταγγελία που αναφέρεται σε παραβίαση που δεν αφορά περιστατικά βίας και παρενόχλησης ή η Καταγγελία που δεν είναι έγγραφη, σαφής, ορισμένη, πλήρης ή είναι προδήλως κακόβουλη, επιπόλαιη ή υπερβολική.
• Καταγγέλλων: Το πρόσωπο το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με περιστατικά βίας και παρενόχλησης τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασιακής του σχέσης ή της καθ’ οιονδήποτε τρόπο συνεργασίας του με την εταιρεία.
• Αντίποινα: Η οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία λαμβάνει χώρα ως αποτέλεσμα εσωτερικής Καταγγελίας και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Καταγγέλλοντα.
• Επιτροπή Διαχείρισης Εσωτερικών Καταγγελιών (εφεξής «Ε.Δ.Ε.Κ.»): Η επιτροπή, η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των εσωτερικών καταγγελιών, αποτελείται από την Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρίας.
  Στην περίπτωση που η τελευταία εμπλέκεται, με οποιονδήποτε τρόπο, σε υποβληθείσα εσωτερική καταγγελία, δημιουργείται κώλυμα συμμετοχής στην ΕΔΕΚ.
  Στην τελευταία περίπτωση, το κωλυόμενο μέλος οφείλει να ενημερώσει αμέσως για το κώλυμα την Διευθύνουσα Σύμβουλο της εταιρείας και η τελευταία ορίζει ως αντικαταστάτρια την Αντιπρόεδρο της εταιρίας.
• Κανάλια Εσωτερικών Καταγγελιών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι εσωτερικές καταγγελίες και περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή καταγγελιών καθώς και τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν οι καταγγέλλοντες.
• Κακόβουλη Καταγγελία : Η Καταγγελία που γίνεται εν γνώσει του Καταγγέλλοντος ότι δεν είναι αληθής.
• Προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας: Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.

2. ΚΑΝΑΛΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ & ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΤΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ

Κάθε εσωτερική καταγγελία, ανώνυμη ή επώνυμη, είναι δυνατό να υποβληθεί μέσω των
ακόλουθων καναλιών :

• Email: hr@marmouris.gr, με αποδέκτρια την Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού
• Ταχυδρομικώς: στη διεύθυνση 17οχλμ Π.Ε.Ο. Θεσσαλονίκης – Καβάλας, TΚ 57200 ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ υπόψη της Διευθύντριας Ανθρώπινου Δυναμικού.
  Στην περίπτωση που η αποδέκτρια της υποβληθείσας εσωτερικής καταγγελίας εμπλέκεται, με οποιονδήποτε τρόπο, στην καταγγελία αυτήν, οφείλει να ενημερώσει αμέσως για το κώλυμα την Διευθύνουσα Σύμβουλο της εταιρίας και η τελευταία θα ορίζει ως αντικαταστάτρια την Αντιπρόεδρο της εταιρίας.

3. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ

Ακολουθούν γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες για την υποβολή εσωτερικών καταγγελιών :
Α) Η καταγγελία θα πρέπει να γίνεται εγγράφως, είτε επώνυμα, είτε ανώνυμα.
Β) Η καταγγελία θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις το περιστατικό βίας ή παρενόχλησης γίνει αντιληπτό.
Γ) Η καταγγελία θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.
Δ) Η καταγγελία θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να διενήργησε πράξη βίας ή παρενόχλησης, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε χώρα η πράξη, το είδος της πράξης και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή της, καθώς και το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που υπέστησαν βία ή/και παρενόχληση.
Ε) Προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με την πράξη βίας ή παρενόχλησης δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην καταγγελία.
ΣΤ) Στην περίπτωση επώνυμης καταγγελίας, ο καταγγέλλων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν.

4. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ
(Ε.Δ.Ε.Κ.)

Η διαχείριση των καταγγελιών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών εσωτερικών καταγγελιών γίνεται από την Ε.Δ.Ε.Κ., η οποία έχει τις εξής αρμοδιότητες:

• Εξετάζει το παραδεκτό των καταγγελιών που έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα κανάλια εσωτερικών καταγγελιών της εταιρείας.
• Αξιολογεί και προτεραιοποιεί τις καταγγελίες.
• Επικοινωνεί με τον καταγγέλλοντα (στην περίπτωση επώνυμης καταγγελίας), καθώς και με οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο ή πρόσωπα θεωρεί απαραίτητο.
• Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων που εμπλέκονται στις καταγγελίες.
• Τηρεί Κεντρικό Μητρώο Καταγγελιών.
• Αναλόγως των αποτελεσμάτων των ερευνών που πραγματοποιεί, εισηγείται και προτείνει στην εταιρεία τη λήψη του κατάλληλου μέτρου ή μέτρων για την αντιμετώπιση περιστατικού βίας – παρενόχλησης – αντιποίνων ή τη θέση της υποβληθείσας εσωτερικής καταγγελίας στο αρχείο.

5. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΝΤΩΝ

Η εταιρεία προστατεύει κάθε πρόσωπο που καλόπιστα καταγγέλλει περιστατικά βίας και παρενόχλησης. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει εσωτερική καταγγελία, ακόμα και εάν η καταγγελία του αποδειχθεί, εκ των υστέρων, εσφαλμένη. Η Ε.Δ.Ε.Κ. και η διοίκηση της εταιρείας διασφαλίζουν την μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε καλόπιστα καταγγείλει περιστατικά βίας και παρενόχλησης.

Πιο συγκεκριμένα, η εταιρεία δεσμεύεται ότι τα φυσικά πρόσωπα που έχουν υποβάλει εσωτερική καταγγελία δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της καταγγελίας τους, (π.χ. απόλυση, αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση, μη παροχή αδείας, αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων κ.ο.κ.). Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σύμβαση εργασίας ως αποτέλεσμα της καταγγελίας (π.χ.
διαθεσιμότητα, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.). Σε περίπτωση κακόβουλης εσωτερικής καταγγελίας η παραπάνω προστασία δεν θα υφίσταται.
Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους καταγγέλλοντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των καταγγελλόντων.

Σε περίπτωση που ο καταγγέλλων είναι εξωτερικός συνεργάτης ή μέλος του προσωπικού αυτού, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της καταγγελίας.

Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Ε.Δ.Ε.Κ., θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα λαμβάνεται κάθε πρόσφορο μέτρο σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα θα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την καταγγελία στην οποία προέβη ο καταγγέλλων (αντιστροφή βάρους απόδειξης).

Σε περίπτωση που ο καταγγέλλων εκφράσει την επιθυμία να του παρασχεθεί ειδική προστασία από τυχόν αντίποινα (π.χ. μετακίνηση σε άλλο τμήμα ή σε άλλη βάρδια), η εταιρεία, κατά τη διακριτική της ευχέρεια, θα εξετάζει τη δυνατότητα ικανοποίησης του σχετικού αιτήματος εντός των εκάστοτε υφισταμένων δυνατοτήτων της.

6. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΑΥΤΩΝ ΠΟΥ ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΥΝ Ή ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑ

Ο καταγγέλλων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί από την Ε.Δ.Ε.Κ., τόσο για την παραλαβή της καταγγελίας του [το αργότερο εντός δέκα (10) εργασίμων ημερών], όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησής της [το αργότερο εντός δύο (2) μηνών].

Η ενημέρωση του καταγγέλλοντος θα λαμβάνει χώρα από μέλος της ΕΔΕΚ, με όποιον τρόπο κρίνεται από την τελευταία ως πλέον πρόσφορος.

Η εταιρεία προστατεύει τόσο τα άτομα που υποβάλλουν καταγγελία όσο και τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται σε καταγγελίες. Η διερεύνηση πραγματοποιείται με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού, προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός και η «θυματοποίηση» ατόμων.

Τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται στις καταγγελίες έχουν το δικαίωμα να ενημερωθούν άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορούνται και για τα πρόσωπα που διαχειρίζονται τα περιλαμβανόμενα στις καταγγελίες δεδομένα. Ωστόσο, εφόσον υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η παραπάνω ενημέρωση θα μπορούσε να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων, η ενημέρωση των ατόμων που περιλαμβάνονται στην καταγγελία μπορεί να αναβληθεί μέχρις ότου πάψει να υφίσταται αυτός ο κίνδυνος.

7. ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΩΝ

Η εταιρεία δεσμεύεται ότι θα αντιμετωπίζει με τη δέουσα προσοχή κάθε καταγγελία, είτε επώνυμη, είτε ανώνυμη. Η Ε.Δ.Ε.Κ. διεξάγει έρευνα για τα περιστατικά που περιέχονται στην καταγγελία το συντομότερο δυνατό. Όπου κρίνεται απαραίτητο και ανάλογα με το περιεχόμενο της καταγγελίας, ενδέχεται να λαμβάνεται επιπλέον επαγγελματική υποστήριξη από άλλα στελέχη της εταιρείας καθώς και από εξωτερικούς συμβούλους.

Για τη διατήρηση της ασφάλειας στο χώρο εργασίας και της ακεραιότητας των ερευνών, η εταιρεία μπορεί, μεταξύ άλλων, να μετακινεί εργαζομένους ή να τροποποιεί το ωράριο εργασίας τους, εν αναμονή του αποτελέσματος της έρευνας. Κατά τη διάρκεια της περιόδου διερεύνησης, ενδεχομένως να μην επιτραπεί η μερική ή ολική πρόσβαση σε κτίρια ή/και εγκαταστάσεις.

8. ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΕΠΙ ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΗΣ ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΩΝ

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η Ε.Δ.Ε.Κ., προτείνει διορθωτικές, συστάσεις ή/και άλλες ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) συστάσεις συμμόρφωσης, (β) αλλαγή θέσης, τόπου ή τρόπου παροχής της εργασίας, (γ) καταγγελία σύμβασης εργασίας ή σύμβασης συνεργασίας, (δ) δικαστικές ενέργειες.

9. ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ – ΑΝΩΝΥΜΙΑ

Η εταιρεία δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο του καταγγέλλοντος όσο και των ατόμων που περιλαμβάνονται στις καταγγελίες και θα χειριστεί κάθε υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια.

Στην περίπτωση που η καταγγελία είναι επώνυμη, η ταυτότητα του καταγγέλλοντος δεν θα αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις καταγγελίες, δηλαδή το μέλος της Ε.Δ.Ε.Κ. και τους τυχόν εξειδικευμένους εξωτερικούς συμβούλους ή/και άλλα στελέχη της εταιρείας, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση συγκεκριμένου περιστατικού.

Κατ’ εξαίρεση, στην περίπτωση επώνυμης καταγγελίας, η ταυτότητα του καταγγέλλοντος θα αποκαλύπτεται εάν :

• Συναινεί ο καταγγέλλων για την αποκάλυψη της ταυτότητας του.
• Απαιτείται από τον νόμο η αποκάλυψη της ταυτότητας.
• Η καταγγελία εμπεριέχει αποδεδειγμένα δόλο και έχει χαρακτηρισθεί ως κακόβουλη.
• Η αποκάλυψη της ταυτότητας θεωρείται αναγκαία για την πρόληψη ή τη μείωση απειλής για την ασφάλεια του ανθρώπινου δυναμικού.

10. ΚΑΚΟΒΟΥΛΕΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ

Εάν μια καταγγελία αποδειχθεί κακόβουλη, εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του καταγγέλλοντος, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του.

Καταγγελίες οι οποίες αποδεικνύεται ότι είναι καταφανώς κακόβουλες θα ερευνώνται περαιτέρω κατά την κρίση της εταιρείας, τόσο ως προς τα κίνητρα, όσο και ως προς τους εμπλεκομένους, προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με όλους τους νόμιμους τρόπους και ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) συστάσεις συμμόρφωσης, (β) αλλαγή θέσης, τόπου ή τρόπου παροχής της εργασίας, (γ) καταγγελία σύμβασης εργασίας ή σύμβασης συνεργασίας, (δ) δικαστικές ενέργειες.

11. ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ

Από την ΕΔΕΚ τηρείται Κεντρικό Μητρώο Καταγγελιών, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή,σύμφωνα με τις διατάξεις της κείμενης εθνικής και ευρωπαϊκής νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

12. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της εταιρείας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε καταγγελία και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της καταγγελίας και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.

Η εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της εταιρείας.

Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την καταγγελία δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.

Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις καταγγελίες μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, δηλαδή τα μέλη της ΕΔΕΚ, συμπεριλαμβανομένων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων ή/και άλλων στελεχών της εταιρείας, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση συγκεκριμένου περιστατικού.

Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την καταγγελία.

13. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ

Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρείας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της ανάρτησης της πολιτικής στον πίνακα ανακοινώσεων της εταιρείας.

Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται να προβούν σε αντίστοιχη ενημέρωση του προσωπικού τους. Αυτή θα γίνει σύμφωνα με τις υποδείξεις και με τη βοήθεια υλικού που θα τους παράσχει η εταιρεία και με κάθε πρόσφορο μέσο, όπως email, αποστολή ενημερωτικού υλικού κ.α.

14. ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΑΡΜΟΔΙΕΣ ΑΡΧΕΣ

Η εταιρεία διασφαλίζει τη συνεργασία και παροχή κάθε σχετικής πληροφορίας στις αρμόδιες αρχές, εφόσον ζητηθεί.